Objectif de l’expérimentation : créer une relation de confiance entre la Région et ses communautés d’acteurs engagés, afin de démultiplier l’impact des initiatives citoyennes et des dispositifs régionaux sur le territoire et de nourrir les politiques publiques. C’est une mise en réseau d’acteurs grâce à une relation de proximité, il s’agit donc d’un “test” sur les méthodes qui permettent de constituer et d’animer de manière pérenne un petit nombre de communautés “pilotes”, avec la volonté de dupliquer le modèle pour généraliser cette logique d’animation de communautés à toutes les directions opérationnelles de la Région.

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Plusieurs sources d’identification des acteurs de ces communautés :

Qu’est-ce qu’une communauté ?

Il s’agit d’un groupe de personnes qui partagent des objectifs et projets communs, et sont déjà actifs et innovants dans leur champ d’action (citoyenneté, biodiversité, alimentation).

Pour formaliser cette communauté, il faut :

• Des espaces pour communiquer sur leurs actions et assurer leur cohésion ➔ 1 newsletter par mois (utilisation d’un outil de mailing ou boucle mail).

• Des espaces numériques pour confronter leurs idées et travailler ensemble ➔ Commissions citoyennes à disposition pour débattre dans 14 espaces thématiques

• Des événements pour formaliser leurs rencontres et faire des ponts ➔ 1 rencontre régionale/an, des formations-actions.

Le rôle des acteurs engagés :

Ce que la création d’une communauté apporte aux membres :

➢ La visibilité des membres et de leur action, valorisation par la Région

➢ La mise en contact des acteurs, partage d’expériences

➢ Un espace de communication entre acteurs, élu.e.es et agents

➢ L’accès à des informations thématisées de la part de la Région

➢ La participation à la co-construction des politiques publiques

Ce que la création d’une communauté apporte à la Région :

➢ La valorisation des actions participatives de la Région (partage des actualités)

➢ Une participation aux événements régionaux

➢ La mobilisation des réseaux et des adhérents sur les démarches de citoyenneté

➢ Faire connaître les dispositifs/aides Région : réponses aux appels à projet

Les outils d’animation des communautés :

• Un binôme d’animateurs (appelés “jardiniers”) avec pour chaque communauté, un jardinier interne Région et un autre externe : Expérimentation avec DO

• Un outil pour suivre les membres d’une communauté (outil-tableau en cours de test avec Démocratie Ouverte).

• Un guide pour « Constituer et animer une communauté » qui sera mis à disposition des directions concernées (construction en cours avec Démocratie Ouverte).

• Les outils du site participatif: démarches participatives + commissions citoyennes

• L’Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) – Partenariat avec le MAO (DCI/DSOL).

• Des newsletter thématiques – Outil de diffusion mails + harmonisation des bases

La mobilisation des différents cercles de citoyens engagés :

• Le 1er cercle des engagé·e·s : participant·e·s à des groupes de travail sur des enjeux identifiés à développer. Participation à l’organisation de l’événement annuel. Relation de confiance et proximité avec la Région et les 2 animateurs

• Le 2e cercle des impliqué·e·s : citoyennes et citoyens actifs ayant un lien avec la thématique, qui participent aux échanges, aux concertations, à un évènement.

• Le 3e cercle des informé·e·s : personnes ayant manifesté leur intérêt autour de la thématique, en s’inscrivant à une newsletter, en participant à une concertation.

CALENDRIER

Septembre 2019 ➢ Mise en place de l’outil de gestion des contacts et de mailing Sendinblue ➢ Présentation du dispositif de binôme jardinier par Démocratie Ouverte.

Octobre 2019 ➢ Publication de l’Appel à Manifestation d’Intérêt

Novembre 2019 ➢ Mise en ligne des commissions citoyennes ➢ Constitution d’une 1re communauté, celle de l’engagement : test du dispositif avec la thématique citoyenneté (DCI/DO) : définition des objectifs, freins et leviers de l’engagement dans une communauté

Décembre 2019 ➢ 2e rencontre de la communauté de l’engagement : modalités de fonctionnement et d’animation d’une communauté (accueil, charte, organisation interne).

Janvier 2020 ➢ 3e rencontre : retours utilisateurs sur les commissions citoyennes.

Février 2020 ➢ Permanence Démocratie Ouverte : renouvellement du partenariat 2020. ➢ Note du DGS sur l’harmonisation des contacts de la région dans une seule base.

Mars – Avril – Mai 2020 ➢ Evaluation de l’expérimentation et approfondissement pour compléter le guide. ➢ En lien avec la DSOL : Rencontre et rédaction d’une convention de partenariat avec le Mouvement Associatif d’Occitanie (Ajout d’un axe citoyenneté dans le programme d’actions), pour les mobiliser sur les démarches participatives et les commissions.

PROCHAINE ÉTAPE : la réalisation du guide « Constituer et animer une communauté » !

LE DISPOSITIF DE BINÔME JARDINIER

La communauté est gérée et organisée par un binôme de jardiniers : le “jardinier – Acteurs”, issu de la société civile et un agent de l’institution, le “jardinier – Région”. Ils prennent soin de ce « terreau fertile » entre l’institution et les communautés, dans le but de favoriser l’émergence et la réalisation des projets.
Le middle ground désigne ainsi la zone de contact entre les deux. Cette zone favorise l’expérimentation du faire ensemble en proposant un espace physique de rencontres informelles et de construction d’idées, grâce à une communication et des mises en synergie.

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LE RÔLE DU BINÔME JARDINIER : Animateur Région + Animateur Société Civile

➢ Co-portage des actions pour faire vivre les échanges, relancer les membres.

➢ Animation physique et numérique de l’espace et de la communauté.

➢ Faire du lien : posture de facilitateur, connecteur, mise en réseaux dans une logique de co-développement des projets des membres entre eux.

Portrait des jardiniers :

➢ Ils ont une bonne connaissance des acteurs de terrain axés sur la thématique, il s’appuie sur un écosystème, des annuaires et cartographies.

➢ Ils agissent avec diplomatie et ont une posture de médiateurs,

➢ Ils poursuivent un objectif de neutralité pour partir des besoins locaux pour mettre en lien les acteurs dans une posture basse d’écoute jusqu’à pourvoir modifier les dispositifs région.

LE RÔLE DU CULTIVATEUR (supra-jardinier) : La DCI en partenariat avec DO

➢ Identification des communautés existantes, lien avec les démarches participatives,

➢ Mise en place des relations entre l’organisation et les communautés,

➢ Accompagnement des binômes jardiniers : facilitation, transversalité,

➢ Aide à la décision de l’animation : éclairage, conseils.

Comment cibler les membres de la communauté?

➢ Par des ateliers de cartographie des acteurs avec des agents Régions. Fiche méthodologique pour reproduire cet exercice dans les directions, avec les élus en les reliant au fichier contacts existants en interne et à la carte des acteurs et des événements régionaux.

➢ Par la diffusion d’un appel des citoyens engagés diffusé par mail et via les réseaux sociaux.

➢ Tester le repérage et l’implication d’influenceurs spécifiques comme relais.

PRISE DE CONTACT

➢ Invitation à rejoindre le réseau de manière authentique, original et inattendu. Fiche avec éléments de langage à concevoir : procédure, message d’accroche…

➢ Stratégie d’engagement par les pairs, donner les moyens à ces personnes de convaincre à leur tour dans leur réseau direct et indirect ➔ Les candidats, les votants aux démarches participatives ➔ Les professionnels, les associations, experts, élus, chercheurs, étudiants…

MATÉRIALISER L’ENGAGEMENT
➢ Le contrat d’engagement : engagement des parties (collectivité/associations) ➔ Expérimentation avec le Mouvement Associatif Occitanie (Partenariat 2020)

➢ Outils, formations et méthodes de mobilisations (identité).

La suite

Juin 2020 ➢ Faire le bilan des actions, écrire les conclusions et réaliser des choix sur la suite du processus itératif:

• Entretiens avec des agents qui ont accompagné la création et l’animation de communautés au sein de directions de la Région

Septembre 2020 – janvier 2021 ➢ identifier les éléments à étudier et essaimages (avec recherches spécifiques auprès de partenaires internes ou externes):

• Définition et test des fiches de postes et formules pour les deux jardiniers.
• Désignation d’un jardinier “long terme” pour la communauté de l’engagement en fonction des formules validées.
• Présentation du guide à de nouvelles communautés (notamment la communauté ciblée par la DCI : agriculture et alimentation) et formation des jardiniers.
• Mise en place éventuelle en 2021 d’un événement “fédérateur” pour réunir les communautés existantes (bêta-testeurs, agriculture et alimentation, éventuellement le Parlement de la Mer, de la Montagne …). → Printemps citoyen 2021 ?

Février 2021 ➢ présenter une méthodologie pour l’animation de communautés thématiques.